Tapahtumapäivän tekninen suunnitelma, jonka koko tiimi pystyy lukemaan

Hyvä tekninen suunnitelma mahtuu yhdelle A4-sivulle, ja sen pitää olla luettavissa myös silloin, kun kukaan ei ehdi kysyä keneltäkään mitään. Kun neuvon kurssilaisia, aloitamme aina samasta kysymyksestä: kuka tämän sivun avaa tilaisuuspäivän aamuna ja mitä hän siitä hakee? Yleensä vastaus on kuvaaja, äänivastaava tai lähetyksen ohjaaja, ja jokainen etsii omaa osuuttaan.

Siksi sivun ylälaidassa on tilaisuuden perustieto: tila, aloitusaika, arvioitu kesto, puhujien määrä ja se, lähetetäänkö tilaisuus suorana vai tallennetaanko se vain. Näiden alle tulee kaavio, joka näyttää laitteiden kulun kamerasta ja mikrofonista miksaukseen ja sieltä lähetykseen. Kaavio on tärkeämpi kuin pitkä selitysteksti, koska siitä näkee heti, mihin ketju katkeaa.

Kirjoita sivun loppuun vielä yhteystiedot kaikille tilaisuuden vastuuhenkilöille. Syksyisin salien ja neuvotteluhuoneiden aikataulut tiukkenevat, joten myös tilan haltijan yhteyshenkilö kannattaa lisätä. Kun jokin pettää, lähetystä pelastetaan puhelinnumerolla, ei toivomalla.

• Tilaisuuden perustiedot sivun ylälaitaan
• Yksi kaavio laiteketjusta tekstin sijaan
• Vastuuhenkilöiden ja tilan haltijan yhteystiedot

Suunnitelman tärkein osa on vastuutaulukko. Roolit kuten kuvaus, ääni ja lähetys eivät riitä, jos tiimissä on kolme ihmistä ja neljä tehtävää. Kirjoita jokaisen tehtävän viereen nimi ja varanimi. Varanimi ei tarkoita kokonaista toista työntekijää, vaan jotakuta, joka tietää, mistä kytkimestä lähetys lähtee ja kenelle soitetaan.

Käy taulukko läpi ääneen tiimin kanssa viimeistään päivää ennen tilaisuutta. Kun vastuut luetaan ääneen, päällekkäisyydet paljastuvat nopeasti: kaksi ihmistä luulee hoitavansa yleisömikrofonin, eikä kukaan seuraa lähetyksen tilannekuvaa. Merkitse myös, kuka päättää keskeytyksestä, jos lähetys pätkii.

Pienessä tiimissä yksi henkilö hoitaa usein useampaa tehtävää. Se on sallittua, kunhan tehtävät eivät ole samalla hetkellä kriittisiä. Älä esimerkiksi anna samalle ihmiselle yleisökysymysten mikrofonia ja lähetyksen valvontaa, koska kysymykset ovat juuri se hetki, jolloin molempia tarvitaan yhtä aikaa.

• Nimi ja varanimi jokaiselle tehtävälle
• Vastuut luetaan ääneen päivää ennen
• Päätösvalta keskeytyksestä kirjataan erikseen

Tarkistuslista toimii parhaiten, kun se seuraa aikaa eikä laitteita. Jaa se kolmeen vaiheeseen: edellisenä päivänä, asennuspäivän aamuna ja ennen ovien avaamista. Edellisenä päivänä varmistetaan akut, kaapelit, tallennustila ja käyttöoikeudet lähetysalustaan. Aamulla rakennetaan ketju ja testataan jokainen lenkki erikseen.

Ennen ovien avaamista tehdään lyhyt kokonaisajo: puhuja sanoo muutaman lauseen korokkeelta, dioja vaihdetaan ja yleisömikrofonia kokeillaan huoneen perältä. Kuuntele lähetys toisella laitteella, äläkä luota pelkkään miksauspöydän mittariin. Moni vika, kuten kaiku tai viivästynyt kuva, paljastuu vasta vastaanottajan päässä.

Merkitse jokaisen kohdan perään kuittaus ja kellonaika. Kuittaus ei ole byrokratiaa, vaan se kertoo, onko tarkistus tehty vai luultu tehdyksi. Jos jokin jää tekemättä, näet sen heti eikä vasta ongelman kohdatessa.

• Kolme vaihetta: edellinen päivä, aamu, ennen ovia
• Kokonaisajo puhujan ja dioja vaihtavan kanssa
• Kuittaus ja kellonaika jokaisen kohdan perään

Kun tekninen suunnitelma vain kuvaa, mitä tehdään, kun kaikki toimii, se on puoliksi valmis. Toinen puoli kertoo, mitä tehdään, kun jokin ei toimi. Kirjoita jokaiselle ketjun kriittiselle lenkille yksi vaihtoehto: toinen verkkoyhteys, varamikrofoni, varakaapeli ja erillinen tallennus, joka kulkee lähetyksen rinnalla.

Varajärjestelyn pitää olla niin yksinkertainen, että sen voi tehdä jännittyneenä. Jos vaihto vaatii kolmen asetuksen muuttamista, se ei ole varajärjestely vaan uusi ongelma. Harjoittele vaihto kerran etukäteen ja kirjaa, kuinka kauan se kestää, jotta tiedät, kuinka pitkän tauon yleisö joutuu kestämään.

Kerro varajärjestelyistä myös järjestäjälle ennen tilaisuutta. Kun järjestäjä tietää, että lähetys voi katketa kymmeneksi sekunniksi ja että tallenne säilyy joka tapauksessa, hän osaa reagoida rauhallisesti eikä vaadi kesken kaiken arvailua.

• Yksi vaihtoehto jokaiselle kriittiselle lenkille
• Vaihto harjoitellaan ja sen kesto kirjataan
• Järjestäjä tietää etukäteen mahdolliset katkokset

Kuvitellaan tilaisuus, jossa kolme puhujaa istuu pöydän ääressä, yleisöä on noin kuusikymmentä ja diat tulevat yhdeltä kannettavalta. Suunnitelmaan kirjataan kaksi kameraa: laaja kuva koko pöydästä ja tiukempi kuva puhujavuorossa olevasta. Äänet kulkevat pöytämikrofoneista ja yhdestä kiertävästä yleisömikrofonista miksaukseen.

Diat kaapataan suoraan kannettavan ulostulosta, ja ohjelmaääni miksataan erikseen, jotta puhujien ja videon äänet eivät kilpaile. Lähetys lähtee kiinteää verkkoyhteyttä pitkin, ja matkapuhelinverkon yhteys odottaa varalla. Tallennus pyörii samanaikaisesti paikallisesti, joten aineisto säilyy, vaikka lähetys katkeaisi.

Vastuutaulukossa on kolme nimeä: yksi hoitaa kamerat, toinen äänen ja yleisömikrofonin, kolmas diat ja lähetyksen valvonnan. Aikataulu alkaa kaksi tuntia ennen ovien avausta, ja viimeinen kohta on kokonaisajo kymmenen minuuttia ennen alkua. Tällainen sivu riittää hyvin, kunhan jokainen rivi on todella tehty.

• Kaksi kameraa, kolme pöytämikrofonia ja yksi kiertävä
• Diat kannettavan ulostulosta, ääni miksataan erikseen
• Paikallinen tallennus lähetyksen rinnalla

Suunnitelma ei pääty tilaisuuteen. Heti sen jälkeen, kun laitteet on purettu ja muistitikut kopioitu, tiimi kokoontuu kymmeneksi minuutiksi ja käy läpi, mikä toimi ja mikä ei. Kirjaa kolme asiaa: mitä muutettaisiin, mitä jätettäisiin ennalleen ja mikä jäi huomaamatta ennen kuin se oli ongelma.

Tallenna nämä muistiinpanot samaan tiedostoon kuin alkuperäinen suunnitelma. Seuraavan tilaisuuden pohja syntyy silloin edellisestä, eikä jokaista kertaa tarvitse aloittaa tyhjästä. Muutamassa tilaisuudessa pohjasta tulee tiimin oma, ja se vastaa juuri teidän laitteitanne ja tapojanne.

Muista myös poistaa vanhat salasanat ja käyttöoikeudet, jotka annettiin vain tätä tilaisuutta varten. Se on helppo unohtaa, ja siivottu lähetysalusta on seuraavalla kerralla nopeampi ottaa käyttöön.

• Kymmenen minuutin palaveri heti purkamisen jälkeen
• Muistiinpanot samaan tiedostoon suunnitelman kanssa
• Tilapäiset käyttöoikeudet poistetaan